Ihre Mitarbeiter sollen täglich einen Testprozess für den SAP Integrationstest aufnehmen? Klingt einfach? Ist es aber mitnichten! Aber mit der richtigen Ansprache und den richtigen Tools machen sie die Prozesserhebung, und damit den Wissenstransfer, in beide Richtungen zur Gewohnheit.
Überführen sie auf diese Weise das Wissen ihrer Mitarbeiter in ihr Unternehmens-Wiki. Das geht nicht von heute auf morgen, aber es funktioniert nahezu ohne Mehraufwand für die Mitarbeiter. 💼
Das Dilemma in der Kommunikation 🤔
Um die Prozesse vollständig durch ihre Mitarbeiter erheben zu lassen, müssen sie ihre Mitarbeiter als allererstes davon überzeugen, dass dies wirklich einen Mehrwert für sie hat oder das kleinere Übel ist. In der Praxis wird es wahrscheinlich eher um das kleinere Übel gehen😉.
Der Satz von Konrad Lorenz über mögliche Kommunikationsstörungen beschreibt das Dilemma aus meiner sehr gut:
- Gesagt ist noch lange nicht gehört.
- Gehört bedeutet nicht verstanden.
- Verstanden bedeutet nicht einverstanden.
- Einverstanden bedeutet nicht behalten.
- Behalten bedeutet nicht angewandt.
- Angewandt bedeutet nicht Verhaltensänderung.
Der Weg des geringsten Widerstands 🛤️
Die Leute haben zwar verstanden, dass sie es machen sollen, aber sie machen es doch nicht. Das ist die Wahrheit. Die Leute sind nicht überzeugt.
Das Bild veranschaulicht es aus meiner Sicht sehr treffend

Die Projektleitung möchte, dass die Mitarbeiter täglich einen Prozess erheben, das entspricht dem geteerten Weg
Die Mitarbeiter nehmen aber lieber die Abkürzung, und nehmen billigend in Kauf, dass sie dabei schmutzig und nass werden.
Das sie dadurch Mehraufwände generieren ist in diesem Foto offensichtlich, denn sie müssen sich später sauber machen und ggf. noch Sachen trocknen.
Um hier im Bild zu bleiben:
Die Abkürzung muss so schmutzig und so viele Pfützen haben, dass der geteerte Weg für sie der bessere ist.
Der stete Tropfen hüllt den Stein 💧
Um die Aufgabe klar zu formulieren: Die Mitarbeiter müssen regelmäßig daran erinnert werden, dass sie ihre Prozesse erheben.
Ich wollte hier erst schreiben, dass diese Aufgabe früher der Key User durchgeführt hat. Das stimmt nicht ganz, denn dies wird heute noch genauso praktiziert.
Aber regelmäßig bedeutet hier eher einmal pro Woche. Besser wäre eine tägliche Erinnerung. Ich denke, allen ist klar, dass der Key User das auf keinen Fall machen kann. Sonst ist er gleich “verbrannt”
Doch wie bekommt man das hin?
Sie brauchen einen digitalen Key User, der Mitarbeiter täglich daran erinnert, dass sie einen Prozess aufnehmen sollen.
Und genau dieser digitale Key User macht den Unterschied aus und sorgt für das gewünschte Ergebnis.
Die Macht der Gewohnheit 🔄
Wir reden hier, wie bereits in den vorherigen Beiträgen erwähnt, über einen Erhebungszeitraum von 3 Monaten. Im Klartext: Jeder Mitarbeiter erhebt mindestens 1 Prozess pro Tag. Das schöne an diesem Zeitraum ist, das innerhalb dieser Zeitspanne, etwas genauer nach 66 Tagen, googeln sie es gerne nach, dies zur Gewohnheit wird.
Bitte lassen sie sich das einmal auf der Zunge zergehen. Nach 3 Monaten, ist es für die Mitarbeiter ganz normal geworden, einen Prozess aufzunehmen.
Und ich kann ihn aus unserem letzten Wissenstransfer Projekt berichten, dass das richtig gut funktioniert hat. Die Mitarbeiter haben uns angerufen und gefragt, wo die tägliche E-Mail bleibt? Wie krass ist das denn?
Welche Möglichkeiten sich daraus ergeben, dürfte klar sein.
Kein Nehmen ohne Geben 🔄🎁
Wie gerade geschrieben, hat der Aufbau der Wissenstransfer Gewohnheit sehr gut funktioniert, aber Mittlerweile sind wir hier um einige Erkenntnisse schlauer.
Es ist viel besser, wenn sie auf diese Weise den Mitarbeiter mit neuen Informationen aus dem Unternehmen versorgen oder Tipps & Tricks bspw. in Excel mit auf den Weg geben. So haben beide Seiten mehr davon und die Akzeptanz der Mitarbeiter steigt um ein Vielfaches.
Wir sitzen alle in einem Boot ⛵
Es fehlt noch ein kleiner Kniff, um wirklich alle mit ins Boot zu holen. Ein wenig Gamification sollte hier nicht fehlen. Es wird eine kleine, aber feine Auswertung benötigt, die die Anzahl der aufgenommen Prozesse pro Abteilung ausweist. Also wirklich nur die Abteilung und nicht die einzelnen Mitarbeiter selbst.
Demnach also DSGVO-konform. Über diesen Auswertung, überzeugen sie dann auch die Abteilungsleiter ihre Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Denn kein Abteilungsleiter möchte hier hinterherhinken. Die Macht der Gruppe ist hier einfach zu stark.
Wenn sie noch mehr dazu wissen wollen, wie sie den Wissenstransfer zur Gewohnheit machen und nahezu ohne Mehraufwand für ihre Mitarbeiter das Unternehmenswiki aufbauen, dann lassen sie und schnacken und buchen einen Termin bei mir
Herzliche Grüße
Ihr Süntke Remmers