Neue Mitarbeiter:innen können durch unsere dreistufige Methode, die das Aufzeichnen von Prozessen mittels Screenrecording, das Stellen gezielter Fragen durch erfahrene Kolleg:innen und die asynchrone Beantwortung dieser Fragen umfasst, über einen SAP Integrationstest bis zu siebenmal schneller im SAP-Umfeld eingearbeitet werden. 🚀
Schritt 1: Prozesse aus erster Hand 🎥
Wie in den vorherigen Beiträgen erläutert, gibt es für das Aufnehmen der Prozesse entweder ein Schritt-für-Schritt-Aufzeichnungstool oder ein Screenrecording-Tool.
Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen eignet sich das Screenrecording besser, da auf der Tonspur oft wichtige Informationen und der Gesamtkontext besser beschrieben werden als in einer schriftlichen Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Entscheidend ist, dass alle Prozesse der Mitarbeiter:innen innerhalb eines SAP-Integrationstests aufgezeichnet werden, damit sichergestellt ist, dass diese Prozesse durch die Mitarbeiter:innen selbst getestet und freigegeben werden.
Damit haben Sie Gewissheit, dass der Umstieg auf SAP S/4 HANA keine Überraschungen für die Mitarbeiter:innen hat und die Ausfallsicherheit des Produktivsystems nach der Umstellung gewährleistet ist, weil alle Prozesse getestet wurden. ✅
Wie viele Prozesse haben Mitarbeiter:innen im Durchschnitt? 🤔
Prima, Ihre Mitarbeiter:innen haben die Prozesse erhoben und idealerweise in ein SAP-Prozesswiki überführt. Wie soll das helfen, neue Mitarbeiter:innen 7 Mal schneller einzuarbeiten?
Geduld! Hier ist der Zusammenhang:
Nehmen wir an, ein:e Mitarbeiter:in in einem mittelständischen Unternehmen hat gekündigt und es gibt eine dreimonatige Einarbeitungsphase.
Der oder die Mitarbeiter:in denkt darüber nach, was er oder sie alles macht, schreibt sich Fragen dazu auf und überlegt, wie der Wissenstransfer idealerweise umgesetzt wird. Ggf. begleitet die Personalabteilung diesen Prozess.
Wieviel Prozesse kommen dabei heraus?
Die Anzahl der Prozesse im SAP-Umfeld hängt stark vom spezifischen Kontext ab, aber hier eine allgemeine Schätzung:
- Kleine Unternehmen: 20-50 Prozesse pro Arbeitsplatz
- Mittelständische Unternehmen: 50-100 Prozesse pro Arbeitsplatz
- Große Unternehmen: 100-300+ Prozesse pro Arbeitsplatz
In unserem Fall muss ein Wissenstransfer für 50 bis 100 Prozesse erfolgen. Nicht wenig, oder?
Und der oder die Mitarbeiter:in muss sich dazu, wenn sie ihre Prozesse nicht für den SAP Integrationstest aufzeichnen musste, diese erst einmal alle definieren, das ist gar nicht so einfach, wenn man das innerhalb einer kurzen Zeit machen muss.
Nutzen sie deswegen den SAP Integrationstest um alle Prozesse zu erheben!
Und es geht hier definitiv nicht nur um den Wissenstransfer, sondern um das Verständnis und die Zusammenhänge der Prozesse.
Schritt 2: Fragen von den Spezialist:innen – Nie wieder Multiple Choice! ❌
Nachdem die 50 bis 100 Prozesse erhoben wurden, müssen dafür Fragen erstellt werden.
Wir können heute aus der Erfahrung der vergangenen Projekten sagen, das der Verständnisaufbau über Multiple-Choice-Fragen definitiv nicht funktioniert.
Wir haben es versucht und ausschließlich negative Erfahrungen damit gemacht!
Multiple-Choice ist für Zertifikate oder Bescheinigungen geeignet, sagt aber nichts darüber aus, ob das Thema wirklich verstanden wurde.
Die Lösung: Es müssen konkrete Fragen von denjenigen gestellt werden, die auch den Wissenstransfer durchführen, also von den Mitarbeiter:innen selbst. Zu den 50-100 aufgenommenen Prozessen entstehen so Fragen, die bestimmten Kategorien zugewiesen werden. Daraus wird später der digitale Einarbeitungskurs erstellt.
Wichtig ist, dass die Fragen als Video aufgenommen werden.
Schritt 3: Beantwortung der Fragen durch die Spezialist:innen 🎥
Nachdem die eine Frage von dem oder der neuen Mitarbeiter:in beantwortet wurde, wird sie an den oder die Mitarbeiter:in weitergeleitet, der oder die sie gestellt hat. Diese Person beantwortet die Frage gezielt.
Das funktioniert wie in einem WhatsApp-Chat:
- Das erste Video ist die Frage.
- Das zweite Video ist die Antwort von dem oder der neuen Mitarbeiter:in.
- Das nächste Video ist von dem oder der ausscheidenden Mitarbeiter:in, der oder die die Antwort kommentiert und beurteilt, ob das Verständnis aufgebaut wurde.
Das ist, als ob der oder die ausscheidende Mitarbeiter:in hinter dem oder der neuen Mitarbeiter:in sitzt und direkt antworten und Tipps gibt. Dabei muss kein einziger Termin vereinbart werden, der Wissenstransfer findet asynchron statt.
Ist das wirklich bis zu 7 Mal schneller? ⏩
Das kann nicht definitiv beantwortet werden, aber die folgende Aufstellung lässt erahnen, dass die Aufwände wirklich gering sind und die Einarbeitung viel effizienter sein kann:
- Komplette Prozessabdeckung über den SAP-Integrationstest
- Das Tagesgeschäft wird bei der Prozesserhebung nicht beeinträchtigt
- Das Wissen geht nie wieder verloren
- Gezielte Fragestellung auf Basis dieser Prozesse
- Der Wissenstransfer wird über ein Dashboard visualisiert, sodass der Stand der Einarbeitung jederzeit eingesehen werden kann
- Die Einarbeitung kann stattfinden, bevor der oder die neue Mitarbeiter:in ins Unternehmen kommt
- Es müssen keine Termine vereinbart werden
- Der digitale Einarbeitungskurs muss nur einmal erstellt werden und kann beliebig angewendet werden
Hätten Sie gedacht, dass ein SAP-Integrationstest Ihrem Unternehmen so viele Vorteile bringen kann? Wenn Sie wissen wollen, wie Sie das in Ihrem Unternehmen umsetzen, dann lassen Sie uns darüber sprechen! 📞💡
Herzliche Grüße
Ihr Süntke Remmers
