Als Personalverantwortliche stehen Sie täglich vor der Herausforderung, effiziente Prozesse zu entwickeln, die Zeit sparen und den Betrieb reibungslos am Laufen halten. Insbesondere die Erstellung von SAP-Prozessbeschreibungen für Mitarbeiterprofile oder Planstellen kann dabei eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Doch was, wenn es einen Weg gäbe, diese Aufgabe nahezu automatisch zu erledigen, ohne Ihre Mitarbeiter vom Tagesgeschäft abzulenken? Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie welchen unvorstellbaren Nutzen ein SAP Integrationstest für die Personalabteilung bietet. 🕵️♂️
👴👩💼 Schicken Sie Ihr Wissen nicht in Rente! 🛠️
Gehen wir einmal von folgender Situation aus:
Ein sehr verdienter Mitarbeiter geht bald in Rente, und die Stelle soll nachbesetzt werden. In der Personalabteilung schaut man deshalb nach, wie das Mitarbeiterprofil ausgeprägt ist, und stellt fest, dass die Aufgabenstellung eigentlich sehr gut beschrieben ist.
Um das Mitarbeiterprofil auf den neuesten Stand zu bringen, wird ein Vor-Ort-Termin mit dem Mitarbeiter vereinbart. In diesem Gespräch stellt sich heraus, dass dieser Mitarbeiter sogar ein Key User ist und alle Prozesse der Abteilung aus dem FF beherrscht.
Bei der Rückfrage, ob das Mitarbeiterprofil so korrekt beschrieben ist, wird dies bejaht, aber gleichzeitig darauf hingewiesen, dass hier keine Prozesse beschrieben sind, die im Tagesgeschäft angewendet werden müssen. Dazu muss man sicher ein halbes Jahr an Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter:innen rechnen.
🧠 Wissen Sie, was Ihre Mitarbeiter wissen? 🤔
Die Herausforderung ist also, möglichst früh einen neuen Mitarbeiter einzustellen, der dann bspw. ein halbes Jahr lang eingearbeitet wird.
Wir befinden uns im Jahr 2024; neue Mitarbeiter:innen zu finden ist mittlerweile zu einer echten Herausforderung geworden.
Die Chancen stehen doch ehrlicherweise eher schlecht. Und so kommt man wahrscheinlich nach 3 Monaten zu dem Punkt, dass die Zeit knapp wird und man vor der Frage steht: Wie wollen wir denn das Wissen so aufbereiten, dass es dem Unternehmen dauerhaft zur Verfügung steht?
Hier wieder ein Einblick aus einem Gespräch, das ich dazu vor einiger Zeit mit einem HR-Manager geführt habe.
Denn in diesem ging es genau um diese Fragestellung:
Wie kann das Wissen dauerhaft zur Verfügung gestellt werden? Die Umsetzung: Es finden regelmäßige Workshops mit allen Mitarbeiter:innen statt, in der das Wissen der Mitarbeiter “erhoben” wird.. In der Personalabteilung werden diese Erhebungen strukturiert in einen HR-Tool hinterlegt.
Was für ein Zeitaufwand, der hier investiert wird, um das Wissen zu erheben. Aber: Es ist eine Notwendigkeit, die viele Unternehmen Mittlerweile erkannt haben.
Kann man das nicht einfacher haben?
Der SAP Integrationstest – die Prozess-Schatzkiste 🔍
Der IT-Leiter, der Retter in der Not 💊. Ich kann mir vorstellen, dass dies wahrscheinlich im Zusammenhang mit der Personalabteilung nicht so oft vorkommt 🙂.
Durch den SAP Integrationstest kann die IT der Personalabteilung eine vollständige Abdeckung aller SAP Prozesse zur Verfügung stellen.
Zwei Voraussetzungen müssen dafür gegeben sein:
- Die Mitarbeiter:innen müssen ihre Prozesse im SAP Integrationstest selbst erheben.
- Sie müssen entweder in Form einer Schritt-für-Schritt Anleitung oder als Video erhoben werden.
Und ganz nebenbei sei an dieser Stelle erwähnt, dass dies nahezu ohne Mehrbelastung für die Mitarbeiter:innen funktioniert! 🚀
Arbeiten Sie neue Mitarbeiter:innen ein, noch bevor sie einen Fuß in Ihr Unternehmen gesetzt haben! 🏢
Um es wirklich ganz richtig zu machen, gehen Sie wie folgt vor:
- Prozesse erheben und in einem Unternehmenswiki ablegen.
- Die Mitarbeiter:innen sollen selbst ihre Fragen und konkreten Aufgaben zu Ihren Prozessen stellen.
- Daraus wird dann ein digitaler Einarbeitungskurs erstellt.
Für die ersten beiden Punkte benötigt man ein geeignetes Tool, das als digitaler Key User fungiert. Das Tool erinnert im ersten Schritt täglich an die Aufgabe, einen Prozess zu dokumentieren, und im zweiten Schritt stellt das Tool den Mitarbeiter:innen ihre dokumentierten Prozesse wieder zur Verfügung, damit sie dazu die geeigneten Fragen und Aufgaben stellen können.
Beide Informationen werden dann in einem digitalen Einarbeitungskurs zusammengeführt und ermöglichen jederzeit die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen bzw. den Know-How-Transfer von bestimmten Prozessen innerhalb einer Abteilung.
Der Clou an dieser Lösung ist, dass die beantworteten Fragen der neuen Mitarbeiter:innen von den Mitarbeiter:innen beantwortet werden, die sie auch selbst gestellt hat. Somit ist eine optimale Einarbeitung gesichert. 🌟
Wenn Sie als Personalverantwortliche daran interessiert sind, Unmengen an Zeit zu sparen und gleichzeitig Ihre Prozesse zu optimieren, dann lassen Sie uns doch einfach kurz dazu schnacken. Buchen Sie jetzt einen Termin 📅, und ich zeige Ihnen, wie Sie eine vollständige SAP-Prozessbeschreibung für Ihre Mitarbeiterprofile oder Planstellen erhalten können, ohne dabei Ihre Mitarbeiter zusätzlich zu belasten.
Herzliche Grüße
Ihr Süntke Remmers
